Wenn Projekte, Anfragen, Unterlagen, Präsentationen und Co. sich wild auf den Schreibtischen tummeln, sind Stress und Hektik meist nicht fern. Aber natürlich beherrscht das Genie sein Chaos; leider oftmals mehr schlecht als recht. Dabei ist es mit ein paar Tipps und Tricks ganz einfach, Ordnung zu schaffen und dadurch Stress, wie auch diesem geschuldete Fehler, zu vermeiden.
Schritt für Schritt – mit Struktur zum Ziel
Multitasking mag in Ausnahmesituationen nützlich und erforderlich sein, es sollte aber nicht zur Gewohnheit werden. Entspannter und effizienter arbeitet es sich, wenn die einzelnen Aufgaben nach Priorität sortiert werden und ganz exklusiv, in einem vorab definierten Zeitfenster, erledigt werden.
Vor allem umfangreiche Arbeitsunterlagen sollten gesammelt, geordnet und griffbereit sein. Was nicht bedeutet, dass diese stets präsent auf dem Tisch liegen sollten. Hängeregistraturschränke eignen sich beispielsweise ganz hervorragend, zur übersichtlichen Ablage von Unterlagen jeglichen Umfangs.
Zeitdiebe entlarven
„Ping“ – eine E-Mail ist angekommen, die Neugier siegt und die Konzentration ist definitiv dahin. Wer effizient arbeiten möchte, sollte die akustische Mail-Benachrichtigung deaktivieren und nach Möglichkeit auch das Telefon umleiten, um Störungen zu vermeiden. Geschlossene Türen oder ein netter Hinweis auf dem Schreibtisch zeigen Kollegen auf, dass gerade kein Plausch erwünscht ist.
Konzentration und ihre Helfer
Je mehr Eindrücke uns umgeben, desto schwieriger wird es, sich auf eine Sache zu konzentrieren. Damit der Überblick dennoch nicht verloren geht, ohne aber im Weg zu sein, leistet beispielsweise eine an der Wand montierte Sortiertafel wunderbare Dienste. In ihr lassen sich Unterlagen ebenso schnell wie übersichtlich verstauen, die sonst nur unnötig Platz auf dem Schreibtisch einnehmen würden.
Was Du heute kannst besorgen…
Die Ablage wächst und wächst. Und mit jedem Zentimeter, den sie wächst, schwindet die Motivation, sie endlich in Angriff zu nehmen. Vermeiden lässt sich das mit ein klein wenig Selbstdisziplin. Oft genügen schon fünf oder zehn Minuten täglich, um die Ablage final zu erledigen, Dokumente zuzuordnen und auf dem Schreibtisch klar Schiff zu machen. Wer sich diese Zeit täglich ganz konsequent nimmt, erspart sich fortan den Druck des Liegengebliebenen und verbringt deutlich weniger Zeit mit dem Suchen nach Unterlagen. Einmal begonnen, wird die Ablage schnell von der lästigen Pflicht zum gut organisierten Ritual.
Ja zum „Nein“
Je intensiver die Konzentration, desto schneller, effizienter und erfolgreicher können Dinge erledigt werden. Je mehr Störungen aber erfolgen, als desto anstrengender wird die Arbeit empfunden, desto unzufriedener werden wir, wenn wir uns immer wieder neu darauf einlassen müssen. Ein freundliches „Nein“ zur rechten Zeit schützt nachhaltig vor unnötigen Störungen und macht letztlich alle glücklich und zufrieden.